Coraz więcej Polaków pracuje za granicą – w Niemczech, Holandii, Norwegii czy Wielkiej Brytanii. Wielu z nich nie zdaje sobie jednak sprawy, że nawet przy legalnej pracy poza krajem wciąż mogą mieć obowiązki wobec polskiego urzędu skarbowego. Jednym z kluczowych elementów takiego rozliczenia jest PIT-36/ZG – formularz, który służy do wykazania zagranicznych dochodów. Aby złożyć go poprawnie, trzeba przygotować komplet dokumentów potwierdzających dochody, podatki i miejsce pracy. W tym poradniku wyjaśniamy, jakie dokumenty są niezbędne, jak je zdobyć i dlaczego ich prawidłowe przygotowanie jest tak istotne przy rozliczeniu podatku z zagranicy.

Kiedy należy złożyć PIT-36/ZG?

PIT-36 z załącznikiem ZG składają osoby, które osiągnęły dochody za granicą, ale jednocześnie pozostają polskimi rezydentami podatkowymi. Oznacza to, że ich centrum interesów życiowych – rodzina, majątek, mieszkanie – nadal znajduje się w Polsce.
Zeznanie należy złożyć, jeśli:

• pracowałeś za granicą, ale nadal masz meldunek w Polsce,
• część roku pracowałeś w kraju, a część poza nim,
• prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce i uzyskałeś przychody z zagranicy,
• jesteś delegowany przez polskiego pracodawcę do pracy za granicą.
  Niewykazanie zagranicznych dochodów w polskim zeznaniu może prowadzić do nieporozumień z urzędem skarbowym – szczególnie że państwa UE regularnie wymieniają informacje o przychodach swoich obywateli.

Dlaczego potrzebujesz dokumentów do PIT-36/ZG?

Dokumenty potwierdzające zagraniczne dochody są niezbędne do prawidłowego wypełnienia formularza. Dzięki nim urząd skarbowy może zweryfikować kwoty uzyskanych przychodów i zapłaconych podatków.
Brak kompletu dokumentów może skutkować błędami w zeznaniu, wydłużeniem czasu rozpatrywania deklaracji, a nawet wezwaniem do uzupełnienia informacji. W niektórych przypadkach urząd może naliczyć podatek ponownie, jeśli uzna, że przedstawione dane są niepełne.

Najważniejsze dokumenty potrzebne do PIT-36/ZG

Dokumenty potwierdzające zagraniczne dochody

Podstawą rozliczenia są dokumenty, które potwierdzają, ile zarobiłeś i jakie podatki zostały potrącone przez pracodawcę za granicą. W zależności od kraju mogą to być różne formularze:

• Niemcy – Lohnsteuerbescheinigung,
• Holandia – Jaaropgaaf,
• Norwegia – Årsoppgave,
• Belgia – Fiche 281.10,
• Wielka Brytania – P60 lub P45.
  Każdy z tych dokumentów zawiera kluczowe informacje o dochodach brutto, wysokości potrąconych podatków i okresie zatrudnienia. Warto zwrócić uwagę, by wszystkie dane były zgodne z umową o pracę i rzeczywistym czasem pracy.

Umowa o pracę lub kontrakt

Umowa o pracę potwierdza, że zatrudnienie było legalne i określa warunki zatrudnienia – m.in. stawkę godzinową, czas pracy, obowiązki oraz okres obowiązywania. Choć nie zawsze jest wymagana do złożenia PIT-36/ZG, może być pomocna przy wyjaśnianiu ewentualnych rozbieżności.

Odcinki wypłat (Payslip / Loonstrook)

Jeśli nie masz jeszcze rocznego zestawienia dochodów, odcinki wypłat mogą posłużyć jako tymczasowe źródło danych. Zawierają one szczegółowe informacje o każdej wypłacie, potrąconych składkach i podatkach.
W przypadku kontroli urząd skarbowy może poprosić o przedstawienie takich dokumentów w celu potwierdzenia zgodności danych z formularzem PIT-36/ZG.

Zaświadczenie o dochodach z Polski

Jeżeli w danym roku uzyskiwałeś dochody również w Polsce (np. z umowy o pracę, działalności gospodarczej czy wynajmu), musisz przedstawić potwierdzenie tych przychodów. Może to być:

• informacja PIT-11 od polskiego pracodawcy,
• ewidencja przychodów z działalności gospodarczej,
• zestawienie przychodów z wynajmu nieruchomości.
  Wszystkie dochody muszą zostać uwzględnione w jednym zeznaniu – nie można ich rozliczać oddzielnie.

Zaświadczenie o rezydencji podatkowej

Dokument ten jest kluczowy w przypadku osób, które pracują za granicą, ale mieszkają w Polsce. Zaświadczenie o rezydencji podatkowej potwierdza, że podatnik jest objęty polskim systemem podatkowym.
Wydaje je polski urząd skarbowy na wniosek zainteresowanego. W niektórych sytuacjach jest ono wymagane przez zagraniczny urząd skarbowy, aby uniknąć podwójnego opodatkowania.

Potwierdzenie zapłaty podatku za granicą

W niektórych krajach, np. w Niemczech, możliwe jest uzyskanie dodatkowego zaświadczenia z urzędu skarbowego potwierdzającego zapłatę podatku. Taki dokument może być pomocny przy wykazywaniu zagranicznych dochodów w Polsce, zwłaszcza gdy stosuje się metodę proporcjonalnego odliczenia.

Dokumenty dotyczące ubezpieczenia i meldunku

W przypadku dłuższego pobytu za granicą warto przygotować również:

• potwierdzenie zameldowania,
• umowę najmu mieszkania,
• potwierdzenia opłacania składek ubezpieczeniowych.
  Dzięki nim można łatwiej wykazać, gdzie faktycznie wykonywano pracę i gdzie znajdowało się miejsce zamieszkania w danym roku podatkowym.

Jak przygotować dokumenty do złożenia PIT-36/ZG?

Zanim przystąpisz do wypełniania formularza, sprawdź, czy wszystkie dokumenty zawierają kompletne i spójne dane. Warto wykonać kopie i uporządkować je według kraju, w którym pracowałeś.
Dobrą praktyką jest także przetłumaczenie najważniejszych dokumentów na język polski – nie jest to obowiązkowe, ale ułatwia ewentualną weryfikację przez urząd. W przypadku niejasności urząd może poprosić o tłumaczenie przysięgłe.

Jakie informacje muszą znaleźć się w załączniku ZG?

Załącznik ZG jest integralną częścią formularza PIT-36 i służy do szczegółowego wykazania zagranicznych dochodów. Dla każdego kraju, z którego uzyskano dochody, wypełnia się osobny załącznik.
W dokumencie należy podać m.in.:

• nazwę państwa,
• wysokość uzyskanego dochodu,
• kwotę zapłaconego podatku,
• rodzaj uzyskanego przychodu (np. umowa o pracę, działalność gospodarcza, renta).
  Na tej podstawie urząd skarbowy oblicza należny podatek w Polsce, uwzględniając umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Kiedy złożyć PIT-36/ZG?

Zeznanie należy złożyć w terminie do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym. Jeżeli np. uzyskiwałeś dochody w 2024 roku, deklarację składasz do 30 kwietnia 2025 roku.
Formularz można złożyć:

• elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy,
• osobiście w urzędzie,
• listownie (decyduje data stempla pocztowego).
  Nie warto odkładać złożenia deklaracji na ostatnią chwilę – wcześniejsze rozliczenie pozwala szybciej uzyskać zwrot ewentualnej nadpłaty podatku.

Jak uniknąć błędów przy składaniu PIT-36/ZG?

Najczęstsze błędy, które pojawiają się podczas składania deklaracji, to:

• brak załącznika ZG,
• błędne przeliczenie walut,
• nieprawidłowe dane z dokumentów zagranicznych,
• pomyłki w nazwach urzędów i numerach identyfikacyjnych.
  Aby ich uniknąć, warto przed złożeniem deklaracji dokładnie porównać dane z jaaropgaaf lub Lohnsteuerbescheinigung z tymi, które wpisujesz do formularza. Jeśli dochody uzyskiwane były w kilku krajach, dla każdego należy przygotować osobny załącznik ZG.

Co się stanie, jeśli nie złożysz PIT-36/ZG?

Brak złożonej deklaracji PIT-36/ZG może skutkować wezwaniem z urzędu skarbowego do uzupełnienia rozliczenia lub złożenia wyjaśnień. W skrajnych przypadkach urząd może naliczyć podatek według własnych danych, co często prowadzi do zawyżenia należnej kwoty.
Warto również pamiętać, że brak rozliczenia może utrudnić uzyskanie kredytu, świadczeń rodzinnych lub innych form pomocy finansowej – zarówno w Polsce, jak i za granicą.

Dlaczego warto zadbać o komplet dokumentów?

Dokładne przygotowanie dokumentacji do PIT-36/ZG to nie tylko obowiązek, ale również korzyść dla podatnika. Kompletny zestaw dokumentów:

• skraca czas rozpatrywania deklaracji,
• chroni przed błędami i wezwaniami z urzędu,
• pozwala prawidłowo wykazać dochody i podatki,
• umożliwia skorzystanie z ulg podatkowych.
  Dzięki właściwemu przygotowaniu rozliczenia unikniesz stresu, a Twój podatek zostanie rozliczony zgodnie z przepisami, bez ryzyka podwójnego opodatkowania.